嘉定区审计局

第一章  总则

第一条  为进一步规范局档案管理工作，保证审计档案的质量，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国审计法实施条例》《审计机关审计档案管理规定》《上海市审计机关审计档案管理办法》和嘉定区有关要求，结合局工作实际，制定本办法。

第二条  本办法所称档案是指本局各项工作活动中直接形成的具有查考利用和保存价值的，经整理后集中保管的各种门类、载体的原始记录。审计项目档案主要包括开展审计及调查活动中形成的具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。审计管理档案主要包括审计管理及保障活动中直接形成的各种文字、图表、声像、电子和实物等形态的记录材料。

第三条  本局档案管理实行科室归档制度，遵循集中统一管理的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。

第四条  积极探索档案现代化和科学化管理，推进档案管理信息化建设，加强档案利用、编研工作，强化档案安全管理。

第二章  职责及运行

第五条  局办公室是本局档案工作归口管理部门。负责本局各门类载体档案的归档、保管、利用等管理工作，贯彻执行国家和本市、本区有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度和档案工作计划，并按规定向区档案局和市审计局报送档案工作情况，移交应进馆档案等。办公室设档案管理员，具体负责档案的日常管理工作。

第六条  局办公室和综合法规科按照上级有关要求加强对审计人员的业务指导和培训，对审计业务档案及文书的内容要素、目录编制、分类排序等进行统一规范和审核把关。

第七条  各科室为本局各项工作中形成的文件材料的归档责任部门。审计项目归档工作实行审计组组长负责制。各科室及各工作条线人员，负责本部门及本条线应归档材料的收集、整理、归档、移交工作，确保归档的及时性和应归档文件材料的真实性、完整性、准确性、规范性。各科室应明确科室档案联络员，协助科室负责人落实档案工作各项管理要求，具体负责本科室档案的收集、整理、归档、质量检查工作，督促本科室归档进度，按规定向办公室移交、归档，做好科室内部把关。

第三章  立卷与归档

第八条  凡属反映局审计及管理活动，具有查考利用价值的各种文件、图表、声像资料、实物等，均属归档范围，应及时归档，具体归档范围和要求，按照国家、上海市和嘉定区的有关文件规定执行。在职人员的组织人事档案由组织人事部门负责归档和保管。

第九条  归档的文件资料及实物，原则上必须是原件。一经归档，不得擅自增减、调整档案内容。归档的案卷应做到文件材料收集齐全，文件排列系统规范，保管期限划分准确，标题简明确切，卷内目录完整。

第十条  各类审计项目结束时应及时归档、审结卷成，一般应于项目整改期满后1个月内进行案卷移交，有特殊情况的，案卷移交时间不得迟于该审计项目结束后次年4月底。审计项目档案归档工作根据《上海市审计机关审计档案管理办法》和《上海市审计局审计文件材料立卷归档操作规程》的有关规定执行。

第十一条  各类审计管理档案应于次年3月底前完成归档工作。实物档案和其他档案应按照有关规定及时完成归档工作。当年各类会计档案在会计年度终结后，可由财务部门临时保管一年，因工作需要确需推迟移交的,需报办公室主任审批，临时保管会计档案最长不超过三年，期满后5个工作日内完成归档工作。

第十二条  各科室及各条线应按照计划及时向档案室移交档案材料，移交时应编制移交目录清册（详见附件），并编制好项目档案的封面、目录、页码、完成项目档案装订，经过核对无误后由移交双方签字确认。档案管理员对不符合归档要求的档案材料有权退回，各科室及各条线应及时整改后完成移交工作。

第四章  保管与统计

第十三条  档案室内的档案设备、存档案卷等应排列整齐，各类档案专柜保管，使用完毕及时放归原处。档案管理员应定期对库存档案进行清点、检查，做好档案室的防火、防潮、防盗、防尘、防光、防虫、防霉、防鼠等防护措施，确保档案安全。

第十四条  档案管理员应及时做好档案的收集、整理、登记、编目、上架等工作，对各种载体的档案收进、 移出、利用，及时进行登记统计。

第十五条  档案管理员要认真做好档案统计工作，认真填写档案统计表，及时向上级档案管理部门报送有关统计数据。

第五章  查阅与借阅

第十六条  本局工作人员因本职工作需要，根据“档案借(查)阅申请流程”，经科室负责人审批后，按规定办理档案利用手续。查阅档案应在阅档室进行。借阅的档案应于十个工作日内归还，逾期需延用的，应办理续借手续。查阅、借阅本职工作范围外的档案的，需经分管领导审批。

凡本局工作人员离岗、离职前，必须归还所借档案，方可办理离岗、离职手续。

第十七条  借(查)阅档案材料的人员应负责所借(查)阅档案材料的完整与安全，不得涂(篡)改档案内容，不得私自拆卷、折叠、污损、加注标记、遗失等。借(查)阅的档案未经批准，不得擅自复制，确因工作需要复制档案的应按有关规定办理手续。

第十八条  本局库藏档案一般不提供外单位利用。外单位查阅本局档案的，应持有单位介绍信，注明利用档案的目的与内容，由办公室档案管理员验明有关证件，经办公室负责人签署意见，报局领导批准后，在本局阅档室查阅。如需复制的，必须经办公室负责人、局领导同意后，由办公室档案管理员办理。

第六章  鉴定、移交与销毁

第十九条  本局成立由局分管领导任组长，各科室负责人、档案管理员以及档案所涉及条线工作人员组成的档案鉴定工作小组，定期对本局已到保管期限的档案进行审查、鉴定。

第二十条  需经鉴定的档案，由档案管理员和所涉及条线的工作人员向局档案鉴定工作小组提出初步意见。局档案鉴定工作小组对初步意见进行讨论，形成书面鉴定意见报局分管领导审核批准。

第二十一条  经鉴定决定延长保管期限的档案，应将鉴定意见和局领导审核批准的书面材料存入卷内。经鉴定决定移交的档案，须编制档案移交清册，按有关规定向嘉定区档案馆办理移交手续。经鉴定决定销毁的档案，须编制档案销毁清册，提交申请销毁报告，经局主要负责人审批后销毁。未经鉴定和批准，任何人不得随意处置档案。

第二十二条  销毁档案必须实行监销制度。监销工作应由档案鉴定工作小组指定两人以上执行。监销人员在销毁档案前必须对应销毁档案逐一清点核对，并在销毁清册上签名。档案销毁情况的报告应报局领导，销毁清册应列入档案永久保存。

第七章  安全与保密

第二十三条  档案管理员和阅档人员必须遵守保密制度，保守档案保密，不得与无关人员讨论档案内容，不私自携带档案外出，不在普通电话、明码电报、私人通信以及非密网络中泄露档案秘密。与档案无关的人员未经许可，不得进入档案室。

第二十四条  阅档人员应妥善使用保管档案，不得随意将档案供他人翻阅、摘抄、复制、书写、涂改等；不得将档案转借他人。

第二十五条  档案管理员应确保档案保管与利用的安全。对保管期满、失去保管价值的档案文件应按规定销毁，不得以废纸出售；发生档案失、泄密和遗失、被盗事件时，应立即报告办公室、局保密办，当事人应写出书面报告。

第八章  考核与奖惩

第二十六条  各科室归档的时间进度和归档工作质量纳入科室及个人年度考核内容。在年度工作中按规定完成档案的收集、整理、移交、归档工作，成绩显著的给予表扬；未按规定完成的，予以通报。

第二十七条  对因违反档案安全保密规定和损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供档案的人员，或因玩忽职守造成档案损失的相关责任人，应按其性质及情节给予严肃处理，追究责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第九章  附则

第二十八条  本办法自发布之日起实施，由局办公室负责解释。